A) Datos que deben contener las facturas que nos elaboren.

1. Nuestra Razón Social.
2. Nuestro Registro Federal de Contribuyentes.
3. Domicilio fiscal
4. Lugar y fecha de expedición.
5. Cantidad y descripción de la Mercancía (incluyendo contenido, color, aroma, etc.)
6. Código y estilo del Producto.
7. Capacidad de empaque.
8. Precio unitario de cada artículo.
9. Descuentos comerciales y/o especiales.
10. Traslado de IVA, cuando corresponda.
11. Traslado de IEPS, cuando corresponda.
12. Importe total neto en número y en letra.
13. Número de bultos por artículo y por el total de la factura.

Para los proveedores que embarcan a través de nuestro Centro de Acopio y Distribución (CEDIS), sus facturas deben contener además, los siguientes datos:

1. Peso total y volumen de cada tipo de empaque (largo x ancho x alto en cm.) De la mercancía facturada y la cantidad de bultos.
2. Anotar el número de Orden de Compra.
3. Anotar clave de la cita.

B) Requisitos fiscales Preimpresos que deben cumplir sus facturas.

1. Aquellas que marquen las indicaciones fiscales vigentes y deba de cumplir el Impresor Autorizado.

C) Aspectos a cuidar al facturar y enviar su mercancía.

1. Elaborar la factura desde su origen, no aceptaremos facturas elaboradas en nuestro recibo de mercancía.
2. Entregar la mercancía junto con la factura original.
3. Elaborar una factura por Tienda, evitando facturar varios pedidos juntos si estos tienen plazos de pago diferentes.
4. No enviar cantidades diferentes a las facturadas. Es muy importante que Usted tome en cuenta que la Empresa no podrá asegurar el pago correcto, cuando Usted entregue mercancía en cantidades diferentes a lo facturado; por lo que agradeceremos se tenga especial cuidado en este concepto.
5. Cuando hay mercancía sin cargo se deberá separar conforme a la Orden de Compra.
6. No compensar unos artículos con otros.
7. No facturar y enviar mercancía de pedidos cancelados o cuya vigencia ya expiró. En caso de querer surtir esta mercancía, deberá comunicarse con su Comprador.
8. Que sus artículos no tengan su caducidad vencida o próxima a vencerse.
9. Facturar y entregar su mercancía con base en las especificaciones de la Orden de Compra. (Capacidad y Unidad de Compra)
10. Que el código del producto corresponda al que aparece en el pedido y que el producto tenga impreso el código.
11. Costeo de Facturas.
    • Al facturar deberá registrar los costos de acuerdo a nuestra orden de compra y aplicar los descuentos que en la misma se señalan.
    • Los descuentos por convenios comerciales y/o aportaciones por diversos conceptos NO deben incluirse en el costo de las facturas, ya que serán aplicados por nuestro sistema al estado de cuenta. Estos descuentos deberán estar incluidos en una Nota de Crédito y/o factura otorgada por Comercial V.H. aplicando I.V.A.

D) Como entregar su factura.

Invariablemente, por aspectos fiscales, deberá entregar su mercancía con el original de la factura de acuerdo a lo siguiente:

1. Al Personal responsable de recibo cuando Usted entregue su mercancía directamente en nuestras Tiendas.
2. Al Personal responsable de recibo en nuestros Centros de Distribución (CEDIS).
3. Cuando la mercancía es enviada a través de un medio de transporte de terceros, deberá de señalar la caja con una leyenda que indique “AQUÍ VA LA FACTURA”.

E) Necesidad de factura original.

Invariablemente, por aspectos fiscales, deberá entregar su mercancía con el original de la factura de acuerdo a lo siguiente:

1. Por disposiciones fiscales es requisito contar con la factura original que compruebe cada adquisición; además es el documento base para la determinación de su pago.
2. Comercial VH no considera que una factura está pagada por el hecho de tener el documento original, sino hasta que realiza el pago.
3. No se consideran documentos válidos para el pago de una operación, los conocidos como: Orden de Embarque, Notas de Envío, Movimientos de Almacén, etc., por lo que agradeceremos no entregar su mercancía con es te tipo de documentos.
4. Cuando su documento carezca de algún requisito fiscal, Comercial VH no liberará su pago en forma automática; hasta que Usted nos entregue o envíe factura totalmente requisitada a la dirección fiscal de Comercial VH. El retraso en sus pagos por esta razón, no es responsabilidad de Comercial VH.

F) Artículos de Importación.

Cuando el proveedor nos venda artículos que haya importado directamente, la factura deberá contener la siguiente información:

1. Número de pedimento de importación.
2. Número de aduana y su ubicación.
3. Fecha de importación.

G) Especificaciones Oficiales.

Cada artículo nacional o importado debe cumplir con los requisitos respectivos de las Normas Oficiales Mexicanas vigentes de acuerdo a su tipo de producto, así mismo debe traer impreso en la etiqueta la información comercial que ésta norma establezca.

Además de la información comercial los artículos regulados con norma específica, deben venir marcados con la etiqueta de NOM y su número respectivo de certificación.